Thứ trưởng Bộ Văn hóa - Thể thao và Du lịch kiêm Tổng cục trưởng Tổng cục Du lịch, Trưởng ban tổ chức ATF 2009 Trần Chiến Thắng chủ trì cuộc họp. Các Cục, Vụ, đơn vị liên quan của Bộ, Tổng cục Du lịch và các Bộ, ngành, địa phương liên quan đã tham dự cuộc họp.

Hiện nay, công tác chuẩn bị đang được triển khai gấp rút nhằm đạt được hiệu quả tốt nhất về nội dung, hậu cần, vận chuyển, an ninh cho Diễn đàn. Các tiểu ban nội dung họp, an ninh, hậu cần, lễ tân, vận chuyển, vận động tài trợ, Travex, tuyên truyền báo chí của ATF 2009 lần lượt báo cáo công tác đang thực hiện. Kịch bản chung và kịch bản cụ thể đang được xây dựng, các tiểu ban theo đó thực hiện và xây dựng kế hoạch riêng. Trên 1.500 đại biểu là Bộ trưởng, lãnh đạo cơ quan du lịch quốc gia, các doanh nghiệp, báo chí trong và ngoài khu vực sẽ tham gia Diễn đàn này. Diễn đàn sẽ thông qua các phiên họp các thành viên, rà soát triển khai Hiệp định Du lịch ASEAN, đưa ra định hướng hợp tác, thực hiện lộ trình hội nhập trong khu vực ASEAN hướng tới mục tiêu chung góp phần xây dựng cộng đồng du lịch ASEAN vào năm 2019.

Việc đăng cai tổ chức ATF 2009 sẽ mang lại hiệu quả thiết thực, là cơ hội xúc tiến quảng bá hình ảnh đất nước, con người, văn hóa và lịch sử Việt Nam tới bạn bè quốc tế và các nhà đầu tư thế giới.